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Flex-office : effet de mode ou mutation profonde ?

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Les convertis au flex office, l'exemple d'AXA France


Sabine Brunel
Responsable de la Direction de l'immobilier chez Axa France

Genèse du projet...

« Saviez-vous qu’entre le nomadisme, le télétravail et les absences, le taux d’occupation d‘un poste ne dépassait pas 50 % ? L’idée était donc de transformer des espaces sous-utilisés en lieux de vie collaboratifs et fonctionnels. Puis, les tendances sociétales et l’évolution des outils de mobilité ont fait naître de nouvelles approches du travail basées sur un nomadisme nettement plus développé, une immédiateté dans les échanges et des modes de collaboration variés. »

Étape par étape...

« Nous avons fait évoluer un modèle d’implantation «fully activity based» vers un modèle hybride qui intègre la notion de « point d’ancrage » en fonction de la nature des métiers concernés. Un prototype en 2016, pour 600 personnes avec un dispositif d’accompagnement au changement performant, une fiabilisation des outils informatiques associés et une analyse des retours d’expérience ont permis de déployer un pilote sur une plus grande échelle. Chaque étape comprend une phase d’appropriation, où le rôle des managers, soutenus par un important dispositif d’accompagnement au changement, s’est révélé essentiel dans la réussite du projet. »

Quels gains ?

« Les résultats très concluants font qu’à fin 2021, 5 600 personnes (dont 400 en régions) bénéficieront du programme Agile Working chez AXA France.
Dans les faits, cela signifie : la suppression des bureaux attribués avec un ratio de 7 postes pour 10 personnes, la multiplication du nombre de salles de réunion par 2,5 à 3, l’application du « Clean desk » et la mise en oeuvre du « zéro papier ». D’ailleurs, les études réalisées sur des équipes en Agile Working depuis plus d’un an montrent que la très grande majorité des collaborateurs ne souhaiteraient pas de retour arrière. Avec un taux de satisfaction moyen de 74 %, les collaborateurs saluent la qualité de leur environnement, le gain en efficacité et les synergies rendues possibles… certes le passage au clean-desk et au zéro-papier n’est pas facile !
Pour l’entreprise, outre la meilleure utilisation des surfaces louées, la digitalisation a permis de contribuer à la politique RSE et la qualité des équipements a permis d’améliorer l’efficacité dans la collaboration. »

Les réservés au flex office, le regard de Laurent Assouly, ethnologue


Laurent Assouly
Ethnologue et professionnel de l'aménagement

Face à cette nouvelle vague, Laurent Assouly se pose la question de la corrélation positive entre le bien-être qu’apporterait ces nouveaux aménagements, une meilleure communication entre les collaborateurs et une plus grande productivité des salariés.

Bien-être vs productivité ?

« L’hypothèse bien que communément admise est pour le moins complexe et sujette à caution dans la mesure où le flex office n’est qu’une partie du bien-être au travail. Cette notion de « bien-être » englobe de nombreuses variables dont le poids et la perception varient d’un individu à l’autre (salaire, sentiment de reconnaissance, ambiance de travail, confort physiologique …). Quant à l’amélioration de la communication, la littérature scientifique sur le sujet ne plaidait déjà pas en faveur de son amélioration depuis l’avènement de l’open space. Contre intuitivement, le rapprochement spatial entraînerait non pas une communication plus fluide et qualitative mais une augmentation des échanges écrits (e-mails et copies) tandis que les face-à-face diminuent. »

Précarisation du salarié

« Le bureau ou la place attitrée constitue un ancrage, on s’ôte une charge mentale quand on sait où s’installer, quand on sait ce qui se trouve autour de nous, sans avoir à s’y acclimater chaque jour. Changer de bureau tous les jours, s’adapter à un mode self-service sans lieux ni objets attitrés, sans point d’ancrage peut créer un sentiment de déshumanisation. Ces pertes de territorialisation et d’appropriation des espaces créent une instabilité émotionnelle et physiologique et posent le problème de l’appartenance à l’entreprise. On observe au contraire dans de nombreux flex-offices une perte des repères territoriaux, et le sentiment de devenir étranger à son entreprise. Ces espaces ouverts augmentent la fatigue du fait de la nécessité d’être davantage en représentation. »

Le flex ne doit pas être systématique

« Le « bon » côté est le sentiment de liberté apporté par la flexibilité et leurs corollaires : le coworking et le télétravail. En revanche, il faut être vigilant et ne pas généraliser un modèle sans en mesurer a priori tous les impacts à long terme. Il me semble plus que jamais nécessaire de réfléchir sur les nouvelles formes de travail et les aménagements qui doivent les accompagner à travers entre autres une démarche socio- anthropologique. »

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