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Flex-office : est-ce un phénomène de mode, une évolution culturelle profonde ou un réel besoin ?

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Stéphanie Manach Tromeur
Directrice Corporate Solutions chez Nexity Conseil et Transaction

« Le flex office est une réponse aux grandes évolutions qui impactent le monde du travail (nomadisme, travail en mode projet, porosité vie professionnelle et vie privée). Il existe autant de définitions et d’éléments de langage que d’adeptes.

Pour les plus convertis, le flex-office est une réponse aux besoins de mobilité, d’agilité, de synergies, d’efficacité, de productivité, de bien-être, d’attraction et de rétention des talents. Alors que les observateurs qui sont sur la réserve y voient surtout : perte d’identité individuelle, dépersonnalisation, déshumanisation, réduction des surfaces pour in fine réduire les coûts. C’est un fait ! Les surfaces de bureaux représentent le deuxième poste de dépense pour une entreprise. Pourtant, et c’est un autre fait, les postes de travail sont inoccupés entre 40 % et 50 % du temps et les salles de réunions ou espaces collaboratifs au nombre insuffisant ne désemplissent pas. Les entreprises avaient donc de quoi faire pour améliorer l’utilisation de ces surfaces en redistribuant les m².

Mais ce n’est pas si simple ! Les enjeux sont extrêmement forts puisqu’il s’agit d’enjeux humains, générationnels, de transformation des modes de pensées, d’actions et de vie. Il ne suffit pas de casser les silos pour faire collaborer deux personnes, il faut une véritable volonté managériale pour que les collaborateurs adhèrent au projet.
Le besoin d‘accompagnement, de conseil est plus que jamais nécessaire pour faire face aux défis que sont la résistance au changement et la nécessité de cibler au mieux les investissements pour adapter l’environnement de travail (aménagement, IT, technique, conforts acoustique/air/lumière…). Les impacts sont à la hauteur des enjeux… impossible d’uniformiser, de généraliser le modèle.

En revanche, il est essentiel de repenser les espaces en termes d’usage et non plus en termes d’organisation des services/départements et/ou des grades : chaque espace répond un usage propre : la concentration / la collaboration / la respiration. En fonction de leur utilisation, il convient également de positionner le curseur sur des méthodes de management de proximité appropriées, sur l’évolution des plages horaires et des lieux de travail, et sur les outils technologiques nécessaires pour maximiser l’efficacité en tout lieu. Alors comment réussir son passage en Flex ? Tout d’abord il est nécessaire de mettre en place une phase pilote qui permettra à travers l’analyse des retours d’expérience d’ajuster et d’adapter les règles de vies, les aménagements, les équipements. Il faut accepter le changement de paradigme où la reconnaissance de la réussite individuelle et collective ne s’inscrit plus dans le positionnement dans l’espace de travail mais dans le mode de management, la communication et la créativité. Pour cela, l’accompagnement est fondamental. 
Il faudra par exemple, que les managers de proximité apprennent à faire confiance à leurs collaborateurs en les responsabilisant sans avoir à les « contrôler visuellement ». 

Dernier point, mais pas le moindre, la nécessité d’inscrire le passage au flex dans un projet d’entreprise, une vision qui doit se co-construire avec les collaborateurs pour s’assurer de sa pleine adoption. 
Ce nouveau rapport au travail n’a bien évidemment pas de modèle unique : il existe autant de réponse possible que de mode d’organisation ! Le Flex, c’est comme tout, il évolue aussi et se construit collectivement …Attention à la déshumanisation, il faudra toujours veiller à mettre en place des actions de cohésion, définir et partager les règles de fonctionnement et favoriser les réunions en présentiel autant que possible. »

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