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Evolutions des modes de travail : comment définir les futurs espaces de bureaux de votre entreprise ?

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Partager, créer, innover, réaliser en équipe projet, échanger, collaborer, apprendre, découvrir, se connecter les uns aux autres, tels sont les besoins des collaborateurs exprimés pour définir les usages de leurs futurs bureaux, post crise sanitaire ! Si les entreprises et leurs salariés ont pu bénéficier des avantages de la pratique du télétravail et souhaitent intégrer ce mode de travail de façon plus ou moins régulière et importante, tous réclament des espaces de travail stimulant intelligence individuelle et collective, favorisant le travailler et vivre ensemble au sein de chaque entreprise.

Alors, comment définir ou redéfinir ces espaces ?

Impossible de définir un dogme en la matière, et surtout pas, puisque chaque entreprise doit offrir des lieux de vie professionnelle correspondant à son ADN, aux besoins de ses collaborateurs suivant la nature de leur activité, leurs usages, et l’ambition exprimée. Le projet immobilier devient alors la traduction de la réalité spatiale de l’entreprise, levier et support de transformation. Que la transformation soit organisationnelle, managériale, culturelle ou les trois cumulées, il convient de poser clairement les enjeux et objectifs de l’entreprise en la matière et les besoins des salariés pour dessiner le cahier des charges d’un tel projet : dimensionnement, ambition et message recherché, localisation, contraintes/opportunités des moyens de transport, typologie architecturale, services, budget.

La formalisation de ce cahier des charges est essentielle, et doit suivre une méthodologie de questionnement exhaustif, un process structuré pour être en mesure d’allier dynamique positive engendrée par la création ou la redéfinition des espaces de travail, et le besoin de performance de l’entreprise. Impossible en cette période de recherche d’économies, de passer outre une analyse du deuxième poste de charge de l’entreprise : son immobilier. Lorsque l’on mesure le taux d’occupation des postes de travail en IDF, il est en moyenne à 60% ; comment ne pas réfléchir à ce premier élément comme source d’optimisation. Si l’on ajoute les pratiques de télétravail, alors il est évident et particulièrement judicieux pour tous de repenser ses futurs bureaux, non seulement en terme de dimensionnement des espaces, que de nature même des espaces, que de services, voire de localisation.

À l’heure des interrogations et de la réflexion sur l’évolution des modes de travail, il apparait donc important d’être en mesure de dimensionner correctement son besoin d’espaces qu’ils soient individuels et/ou collectifs. Pour cela, il est primordial de mesurer quelles fonctions peuvent concilier des bureaux en « desk sharing » (bureaux partagés par plusieurs collaborateurs d’une même équipe par exemple), ou les fonctions qui seront compatibles avec du « flex office » (bureaux non attribués – en libre accès ou par réservation), quelles sont les fonctions qui pratiquent ou pratiqueront du télétravail (soit à la maison, soit dans une autre antenne de l’entreprise, soit chez un coworker, soit chez un client...), et enfin quels espaces doivent être définis en fonction des usages – Activity Based Working ou ABW : concentration, travail d’équipe, brainstorming,...

Ce travail rigoureux et méthodologique permet en général d’optimiser 20% les espaces de bureaux sédentaires, dédiés à une personne.

Le simple fait de prendre le temps de formaliser les besoins de l’organisation actuelle et future (proche) permet en moyenne d’optimiser les espaces dédiés à des postes de travail individuels de 20%. Cette optimisation permet déjà, sans une intégration d’un télétravail massif de profiter de cette occasion pour repenser les espaces communs, collectifs plébiscités par le corps social de l’entreprise.

Quelque soit le stade de réflexion ou de maturité quant à la mise en oeuvre de nouveaux modes de travail, la crise sanitaire, les périodes de confinement et le télétravail subit, ont mis en exergue un besoin de repenser les lieux de vie professionnelle, leurs usages. Un nombre croissant d’entreprises profite de cette opportunité pour associer cette redéfinition au projet même de leur entreprise, à leur ambition, voire à leur raison d’être pour en faire une preuve tangible de l’engagement auprès de leurs collaborateurs.

Rubrique dirigée par Valérie MELLUL,
PDG - Nexity Conseil et Transaction

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